Es ist Zeit, ein neues ERP-System für Ihre Organisation in Betracht zu ziehen? Und es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass sie erfolgreich wird? Diese 5 Tipps helfen Ihnen, eine problemlose Umsetzung zu erzielen. Sie werden lernen, wie Sie Ihren Umfang definieren, die richtigen Leute in Ihren Prozess einbeziehen, warum ERP-Training wichtig ist und mehr.

1.      Definieren Sie die Anforderungen

Bevor Sie jegliche Aspekte der ERP-Implementierung beleuchten, müssen Sie den Anforderungsbereich definieren. Setzen Sie bei der Beschreibung den Fokus auf ein paar Schlüsselfaktoren wie:

• Die Auswahl bewehrter Geschäftsprozesse und Systemanforderungen

• Machen Sie eine komplette Anforderungsliste

• Definieren Sie Ihre Schmerzpunkte und Ihre Herausforderungen

• Welche Systeme werden derzeit genutzt?

• Definieren Sie das was Sie optimieren können

• Setzen Sie sich realistische Ziele

Denken Sie daran - je mehr Details Sie jetzt ausformulieren können, desto einfacher die Umsetzung in der Zukunft. Die neuen ERP-Anforderungen genau zu definieren, erleichtert auch die Auswahl des Systems. Sie können diese Informationen auch in den Lieferantenvorschlag aufnehmen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen bereits vor der Implementierung berücksichtigt werden. Die Auswahl für ein Enterprise Resource Planning Softwarepaket ist endlos. Jeder Verkäufer hat seine eigenen spezifischen Vorteile und Merkmale. Sobald Sie sich mit Ihren Schmerzpunkten und Geschäftsprozess-Bedürfnissen auseinandergesetzt haben, wird die Auswahl eines Herstellers viel einfacher sein. 

Wählen Sie Mitarbeiter aus, die bei der Vorbereitung und Informationssuche helfen und Feedback geben. Stellen Sie sicher, Leute aus verschiedenen Geschäftsbereichen einzubinden, weil Sie es sind, die letztlich das neue System verwenden werden. Halten Sie dieses Projekt nicht ausschließlich in der IT-Abteilung. Erlauben Sie ausgewählten Endbenutzern, bei Ihrem Auswahlprozess zu helfen.

Hetzen Sie nicht durch diesen wichtigen ersten Schritt!

2.        Denken Sie unkonventionell

Vermeiden Sie unnötiges "Customizing" und individuelle Anpassungen. Jedes zusätzliche customizing des Systems, dass in in dieses Projekt eingebaut wird, birgt meist auf lange Sicht Schwierigkeiten bezüglich zukünftigen Upgrades, Fehlerbehebungen und Support.

Forschungen deuten darauf hin, dass das individuelle customizing von ERP-Systemen die meiste Zeit eines ERP-Projektes einnimmt. Diese Statistiken zeigen auch, dass customizing ein notwendiges Übel sein kann. Es ist jedoch wichtig, dass Sie diese zusätzlichen Upgrades im Griff haben, um nicht in lange Verzögerungen und große Kostenüberschreitungen zu geraten.

3.        Bedenken Sie zukünftige Erweiterungen

Bei der Planung haben Sie und Ihr Team den Schwerpunkt darauf gelegt, welche Funktionen für den Go-Live notwendig sind, und das ist extrem wichtig. Sie müssen allerdings auch über die "Next-Steps" nachdenken, die in der Zukunft auch funktionieren müssen. Während Schritt # 1 können Sie eine "Wunschliste" von Features erstellen, die das Personal angefordert hat, welche aber noch nicht notwendig sind, um zu beginnen.

Halten Sie diese Features parat, so dass sie erworben werden können, sobald Zeit und Budget es erlauben. Dieser Schritt hilft Ihnen, den langfristigen Erfolg Ihres ERP-Programms im Auge zu behalten und die ERP-Anbieter zu bewerten

4.        Die Bedeutung der Auswahl eines Teams

Wie in Schritt 1 erwähnt, ist es wichtig, Mitarbeiter außerhalb der IT-Abteilung in die ERP-Entwicklung einzubeziehen. Diejenigen, die jeden Tag am System arbeiten, können meist am besten formulieren, welche Funktionalitäten fehlen, wie Geschäftsprozesse verbessert und Probleme im aktuellen System lokalisiert werden können. Hören SIe Ihnen zu.

Ein großer Vorteil dabei ist auch, dass die Benutzererfahrung einfacher sein wird, wenn jeder das Gefühl hat eine Stimme im Prozess und dem neuen System zu haben, anstatt sich nur plötzlich vor dem neuen System vorzufinden. Das Gefühl, vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden ist meistens sehr unangenehm. Beziehen Sie Manager und Abteilungsleiter aus jedem Funktionsbereich ein. Diese Führungskräfte sind verantwortlich für das Gespräch mit den Angestellten und werden bei der Erhebung und Weiterleitung von Informationen helfen.

Veränderungen der Routine sind für die meisten zunächst mal negativ. Eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie hilft daher den Mitarbeitern ein Verständnis dafür aufzbauen, warum diese Änderung notwendig ist. Werden die Mitarbeiter einbezogen Problempunkte zu identifizieren und Verbesserungen einzubringen, entstehen unter Ihnen gewissermaßen "Helden", die die Arbeit um einiges erleichtert haben.

Erstellen Sie Ihre Teams früh und kommunizieren Sie mit ihnen. Erstellen Sie einen genauen Plan und stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Vision mit den Unternehmensentscheidern im Einklang sind.

5.        Training

Training, Schulung und noch mehr Training. Achten Sie darauf, für eine angemessene Schulung Ihres Personals zu sorgen. Wenn das Personal gut eingebunden wurde, wird es auch für die Anwenderschulung mehr Motivation aufbringen. Vielleicht können Sie sogar erreichen, dass die Endbenutzer bereits neugierig auf die neue Lösung warten. 

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert ein starkes Ausbildungsprogramm. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie man das neue System benutzt, werden sie nicht das Beste aus all der neuen Funktionalität herausholen, an der Sie so hart gearbeitet haben. Dieser verpasste Schritt wird dazu führen, dass die Umsetzung weniger erfolgreich ist.

Die Endbenutzerausbildung ist entscheidend für Ihre erfolgreiche ERP-Implementierung. Sparen Sie nicht an diesem Bereich Ihres ERP-Budgets.

Endbenutzer, die nicht gut ausgebildet sind, werden beginnen täglich mit Workarounds zu arbeiten und neue Funktionalitäten ungenutzt lassen. Das wird wiederum bei vielen anderen Schnittstellen Schwierigkeiten bereiten, und die Einsparpotenziale reduzieren. 

Viel Erfolg.